Medewerkers DIV zijn experts op het gebied van document- en informatiebeheer. Ze helpen organisaties bij het organiseren, classificeren en archiveren van documenten en informatie, zodat deze gemakkelijk toegankelijk en beschikbaar zijn voor degenen die ze nodig hebben.

Hun taken omvatten onder meer:

• Het ordenen en classificeren van documenten en informatie volgens vastgestelde systemen en procedures.
• Het archiveren van documenten en informatie in fysieke en/of digitale vorm.
• Het beheren van toegang tot documenten en informatie voor geautoriseerde personen.
• Het onderhouden en bijwerken van documentatie- en informatiesystemen.
• Het samenwerken met andere afdelingen om te zorgen voor een efficiënte en effectieve document- en informatiebeheer.

Een typisch functieprofiel van een Medewerker DIV omvat:

• Een relevante opleiding, zoals een MBO/HBO opleiding op het gebied van informatiedienstverlening en -management of een vergelijkbaar vakgebied.
• Ervaring met het werken met documenten en informatie, bij voorkeur in een professionele omgeving.
• Kennis van systemen en procedures voor document- en informatiebeheer.
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Kennis van en ervaring met verschillende softwaretools en -systemen voor document- en informatiebeheer, zoals Microsoft Office en SharePoint.

Document Management Systemen (DMS)

Medewerkers DIV gebruiken uitgebreide documentbeheersystemen om de creatie, opslag, en het retrieval van documenten en informatie efficiënt te beheren. Bekende systemen zijn bijvoorbeeld SharePoint, M-Files, en Documentum, die helpen bij het beheer van elektronische documenten en records, waardoor een georganiseerde, doorzoekbare opslag van informatie mogelijk wordt.

Zaaksystemen

Een zaaksysteem wordt veel gebruikt om zaken of dossiers te beheren binnen de overheidsinformatievoorziening. Dit systeem ondersteunt de volledige levenscyclus van een zaak: van het starten van een zaak, het toevoegen van documenten en gegevens, tot het afsluiten en archiveren ervan.

Metadata Management Tools

Gezien het belang van metadata in de documentaire informatievoorziening, worden tools voor metadata-beheer gebruikt om informatie over de data (metadata) te creëren, beheren en onderhouden, wat helpt bij het organiseren, lokaliseren en begrijpen van informatie.

Scanning en Imaging Software

Tools zoals Kofax, Abbyy of Nuance worden gebruikt voor het digitaliseren van fysieke documenten, en voor het verbeteren en aanpassen van de gescande beelden. Dit helpt organisaties bij het overbruggen van de kloof tussen fysieke en digitale documentstromen.

E-Depot Voorzieningen

Voor het duurzaam opslaan en beheren van digitale archieven worden e-Depots (elektronische depots) gebruikt. Dit zijn systemen ontworpen om digitale informatie op lange termijn te bewaren, zodat ze toegankelijk en bruikbaar blijven in de toekomst.

Records Management Software

Het beheer van fysieke en digitale records is cruciaal voor de DIV-functie. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van software zoals Archivista, RecordLion of Collabspace, die helpt bij het categoriseren, opslaan en vernietigen van records in overeenstemming met beleid en regelgeving.

Compliance Management Tools

Gezien het belang van naleving van wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer, zijn compliance management tools essentieel om te zorgen voor de naleving van normen zoals de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en andere relevante wetten en normen.

Workflow Management Software

Workflow tools zoals Nintex, Kissflow of Process Street worden gebruikt om werkprocessen te digitaliseren en automatiseren, documentstromen te beheren en om zo efficiëntie en consistentie in de verwerking van informatie te garanderen.

Digitale Handtekening Platforms

Platforms zoals Adobe Sign, DocuSign of HelloSign worden gebruikt om het proces van digitaal ondertekenen van documenten en formulieren te faciliteren, wat essentieel is in het huidige digitale tijdperk.

Informatiebeveiligingssoftware

Gezien het cruciale belang van informatiebeveiliging, worden tools en oplossingen zoals Symantec, McAfee of Bitdefender gebruikt om de integriteit, beschikbaarheid en vertrouwelijkheid van informatie te waarborgen.

Samenwerkingsplatforms

Samenwerkingsplatforms zoals Microsoft Teams, Slack of Google Workspace faciliteren de samenwerking tussen DIV-medewerkers en andere afdelingen, en bieden functionaliteiten voor het delen van documenten en informatie.

Een Medewerker DIV met enkele jaren ervaring kan een salaris verwachten tussen de € 3.500,- en € 4.000,- per maand, met maxima rond € 4.500,-.

Een Medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV) zorgt voor de verwerking, ordening en het beheer van binnenkomende en uitgaande documenten binnen een organisatie. De dag van een Medewerker DIV begint vaak met het controleren van de digitale en fysieke poststromen. Gedurende de dag houdt hij/zij zich bezig met het registreren, classificeren en archiveren van documenten in het Document Management Systeem (DMS). Ook beantwoordt de medewerker vragen van collega's over documentlocaties of archiveringsprocedures. Tussendoor controleert en actualiseert hij/zij de metadata van documenten en ziet toe op de naleving van archiverings- en vernietigingsprocedures. Daarnaast adviseert de Medewerker DIV over optimalisatie van informatiestromen en het toegankelijk houden van de informatievoorziening. De dag wordt afgesloten met een overzicht van de taken voor de volgende dag en eventuele voorbereidingen daarvoor.

Een carrière als Medewerker DIV biedt tal van groeimogelijkheden. Naarmate je ervaring opdoet en je expertise op het gebied van document- en informatiebeheer verder ontwikkelt, kun je doorgroeien naar meer senior of leidinggevende functies, zoals Teamleider DIV, Informatiemanager of Archivaris. Je kunt je ook specialiseren in een bepaald domein, zoals digitale archivering, records management of kwaliteitszorg.

Om succesvol te zijn als Medewerker DIV, is het belangrijk om continu te investeren in je kennis en vaardigheden. Naast een relevante opleiding zijn er diverse certificeringen en cursussen beschikbaar die je kunnen helpen om je expertise op het gebied van document- en informatiebeheer verder uit te breiden. Enkele populaire certificeringen en cursussen zijn:

SOD-I (Stichting Opleidingen en Examens Documentaire Informatievoorziening en Administratieve Organisatie)

Deze certificering richt zich op de basisprincipes van document- en informatiebeheer en is geschikt voor beginners in het vakgebied.

SOD-II

Deze certificering bouwt voort op de kennis uit SOD-I en behandelt meer geavanceerde onderwerpen, zoals digitale archivering, records management en wet- en regelgeving.

NEN-ISO 15489

Deze certificering richt zich op de internationale norm voor records management en is waardevol voor professionals die zich willen specialiseren in dit domein. Door het volgen van deze cursussen en het behalen van certificeringen, toon je aan potentiële werkgevers en klanten dat je over de nodige kennis en expertise beschikt om succesvol te zijn als Medewerker DIV en bij te dragen aan de effectieve en efficiënte document- en informatiebeheer binnen hun organisaties.

Brancheorganisaties

Tenslotte is het belangrijk om actief betrokken te blijven bij de document- en informatiebeheer community en op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen, best practices en trends op het gebied van document- en informatiebeheer. Dit kan worden bereikt door lid te worden van brancheorganisaties, zoals de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN) of de Vereniging SOD, het bijwonen van conferenties en seminars, en het opbouwen van een professioneel netwerk met andere Medewerkers DIV en professionals in de industrie. Door actief betrokken te blijven, vergroot je niet alleen je kennis en vaardigheden, maar vergroot je ook je zichtbaarheid en kansen op carrièregroei binnen het vakgebied.

Online

Bovendien zijn er tal van online forums, LinkedIn-groepen en andere sociale mediaplatforms waar Medewerkers DIV en professionals op het gebied van document- en informatiebeheer ervaringen, kennis en inzichten kunnen delen. Deze platforms bieden ook mogelijkheden om te netwerken en contacten te leggen met gelijkgestemde professionals, wat kan leiden tot samenwerkingsmogelijkheden, het delen van best practices en toegang tot nieuwe kansen op de arbeidsmarkt.

Een Medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV) speelt een cruciale rol in de beheersing en organisatie van informatie binnen instellingen en bedrijven. In het digitale tijdperk, waarin data en informatie exponentieel groeien, waarborgt de Medewerker DIV dat belangrijke documenten en informatie toegankelijk, traceerbaar en beheersbaar blijven. De maatschappelijke relevantie ligt in het feit dat een efficiënte informatievoorziening essentieel is voor transparantie, verantwoordingsplicht en compliance, vooral binnen publieke organisaties. Of het nu gaat om het bewaren van historische documenten, het waarborgen van de privacy van burgers of het efficiënt beheren van bedrijfsgegevens, de Medewerker DIV zorgt ervoor dat informatie op een duurzame, integere en toegankelijke manier wordt beheerd. Dit draagt bij aan een betrouwbare en informatieve samenleving, waarin beslissingen worden genomen op basis van gedegen en goed beheerde gegevens.

Achtergrond

Bij FinCorp, een financiële instelling met een groeiend klantenbestand, was de beheersing en verwerking van documentstromen een uitdaging. Het bedrijf ontving dagelijks een overweldigende hoeveelheid aan documenten, die cruciaal waren voor klantenservice en compliance, maar die manueel en dus foutgevoelig werden verwerkt.

De Uitdaging

Documenten, variërend van klantaanvragen tot contracten, werden op verschillende afdelingen opgeslagen en verwerkt, wat tot verlies van cruciale informatie en vertraging in klantprocessen leidde. Daarnaast zorgde de handmatige documentverwerking voor een hoger risico op fouten en non-compliance, wat financiële en reputatierisico's met zich meebracht.

Actie door de Medewerker DIV

Sander, als Medewerker DIV, initieerde de implementatie van een Document Management Systeem (DMS) om de documentstromen te automatiseren en centraliseren. Hij inventariseerde de behoeften per afdeling en stelde een uniform classificatieschema op. Daarnaast coördineerde hij trainingen voor medewerkers om het nieuwe systeem effectief te gebruiken en zorgde voor een gestructureerd archiefbeheer conform wet- en regelgeving.

Resultaat

Dankzij de inzet van Sander werden documentprocessen bij FinCorp geoptimaliseerd. Het DMS zorgde voor een snellere, foutloze documentverwerking en eenvoudige retrievals, waardoor de klantenservice verbeterde en compliance-risico's werden geminimaliseerd. Zijn rol bevorderde een efficiënt, transparant en risicobewust documentbeheer binnen de organisatie.

Bekijk hier alle actuele vacatures op DataJobs.nl