Werken als Medewerker DIV

Functieprofiel van een Medewerker DIV

Een Medewerker DIV (Documentaire Informatievoorziening) is verantwoordelijk voor het beheren, archiveren, registreren en ontsluiten van informatie binnen een organisatie. Deze functie speelt een essentiële rol in het waarborgen van een goed functionerende informatiehuishouding. Dit is van groot belang voor zowel de dagelijkse bedrijfsvoering als voor de naleving van wettelijke verplichtingen rondom informatiebeheer.

De werkzaamheden vinden plaats binnen uiteenlopende organisaties, zoals overheidsinstellingen, zorginstellingen, onderwijsorganisaties en commerciële bedrijven. Door de toenemende digitalisering verandert het werkveld snel, waarbij digitale archivering, informatieveiligheid en gegevensclassificatie steeds belangrijker worden.

Typische taken van een Medewerker DIV

• Registreren, ordenen en archiveren van inkomende en uitgaande (digitale) documenten.
• Toezien op correcte toepassing van archiefprocedures en bewaartermijnen.
• Beheren van digitale en fysieke archieven volgens wet- en regelgeving.
• Ondersteunen van collega’s bij het opvragen en interpreteren van informatie.
• Bijdragen aan de optimalisatie van informatieprocessen en systemen.
• Signaleren van knelpunten in de informatievoorziening en doen van verbetervoorstellen.

Een typisch functieprofiel van een Medewerker DIV omvat:

• Een relevante opleiding, zoals een MBO of HBO-opleiding in informatiedienstverlening, informatiemanagement of een vergelijkbaar vakgebied.
• Aantoonbare ervaring met het werken met documenten, dossiers en informatiesystemen, bij voorkeur binnen een professionele of overheidsomgeving.
• Kennis van archiefwetgeving, informatiebeheerprocessen en metadatastructuren.
• Vaardigheid in het werken met moderne systemen voor documentbeheer, zoals Microsoft Office, SharePoint, Decos JOIN of andere DMS/Zaaksystemen.
• Nauwkeurige, gestructureerde en servicegerichte werkhouding.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling, met gevoel voor vertrouwelijkheid en integriteit.

Toenemende digitalisering en toekomstperspectief

De rol van een Medewerker DIV ontwikkelt zich steeds meer richting digitaal informatiebeheer. Kennis van digitale archivering, metadata, informatieveiligheid (zoals AVG en ISO-normen) en automatisering wordt steeds belangrijker. Organisaties zoeken daarom steeds vaker naar medewerkers met affiniteit voor digitale transformatie en informatiearchitectuur.

Dit maakt de functie aantrekkelijk voor wie interesse heeft in technologie, structuur en dienstverlening. Er zijn bovendien doorgroeimogelijkheden richting functies als Informatiebeheerder, Records Manager of Informatiemanager.

Welke tools gebruikt een Medewerker DIV

Welke tools gebruikt een Medewerker DIV?

Als Medewerker DIV (Documentaire Informatievoorziening) werk je dagelijks met uiteenlopende systemen en softwaretoepassingen die essentieel zijn voor het beheren, archiveren en toegankelijk maken van informatie. Door de opkomst van digitale transformatie is het landschap van tools sterk in beweging. Hieronder een actueel overzicht van veelgebruikte tools en toepassingen in deze functie.

Document Management Systemen (DMS)

Documentbeheersystemen vormen de ruggengraat van het dagelijkse werk van een Medewerker DIV. Bekende oplossingen zoals SharePoint, M-Files en Documentum bieden structuur en controle over digitale documenten. Moderne cloudgebaseerde platforms, waaronder Microsoft 365 en Google Workspace, maken samenwerken eenvoudiger dankzij realtime bewerken, versiebeheer en integraties met andere tools.

Zaaksystemen

In de overheidssector is het gebruik van zaaksystemen niet meer weg te denken. Systemen zoals KPD en ROSS ondersteunen het volledige proces van zaakgericht werken: van creatie tot archivering. Ze bieden koppelingen met DMS'en, voldoen aan wet- en regelgeving, en dragen bij aan transparantie en verantwoording.

Metadata Management Tools

Metadata speelt een sleutelrol in het snel terugvinden en correct beheren van documenten. Tools zoals Alation en OpenMetadata stellen DIV-professionals in staat om metadata gestructureerd vast te leggen en te beheren. Dankzij AI-ondersteuning verbeteren deze tools de vindbaarheid van informatie en de kwaliteit van data.

Scanning- en Imagingsoftware

Voor het digitaliseren van papieren archieven worden tools zoals Kofax, ABBYY en Nuance ingezet. Nieuwe functies zoals geavanceerde OCR (optical character recognition), automatische herkenning van documenttypes en directe koppeling aan cloudopslag of DMS maken het scannen sneller en slimmer.

e-Depot voorzieningen

Duurzame archivering vraagt om betrouwbare e-Depot oplossingen. PRESERVICA en Rosetta zijn voorbeelden van systemen die digitale informatie langdurig toegankelijk en integer bewaren. Ze voldoen aan archiefwetgeving en zijn voorbereid op toekomstige technologische veranderingen.

Records Management Software

Voor het gestructureerd beheren en opschonen van fysieke én digitale archieven zijn systemen zoals Archivista, Collabspace en RecordLion onmisbaar. Deze tools bieden functies zoals bewaartermijnenbeheer, geautomatiseerde classificatie en compliance-controle. Steeds vaker wordt hierbij gebruik gemaakt van AI.

Compliance Management Tools

Medewerkers DIV dragen bij aan naleving van privacy- en archiefwetgeving, zoals de AVG. Tools zoals OneTrust en VComply helpen organisaties om risico’s te beheersen, controles uit te voeren en aantoonbaar compliant te zijn, met slimme dashboards en geautomatiseerde workflows.

Workflow Management Software

Efficiëntie is cruciaal in informatiestromen. Workflow software zoals Kissflow, Nintex en Process Street digitaliseert en automatiseert processen zoals documentgoedkeuringen en archiefbeheer. Innovaties als RPA (Robotic Process Automation) en AI zorgen voor snellere verwerking en minder fouten.

Digitale Handtekening Platforms

Met tools als DocuSign, Adobe Sign en HelloSign kunnen documenten rechtsgeldig en veilig digitaal worden ondertekend. Nieuwe functies zoals tweestapsverificatie, audit trails en integratie met DMS-platforms maken deze tools geschikt voor zowel interne processen als klantcommunicatie.

Informatiebeveiligingssoftware

De bescherming van informatie is een topprioriteit. Oplossingen als Bitdefender, McAfee en Symantec worden ingezet voor antivirus, encryptie en toegangsbeheer. Moderne beveiligingsoplossingen gebruiken AI om verdachte activiteiten automatisch te detecteren en in te grijpen.

Samenwerkingsplatforms

Voor effectieve samenwerking binnen en tussen teams maken DIV-medewerkers gebruik van platforms zoals Microsoft Teams, Slack en Google Workspace. Deze tools combineren chat, videovergaderen en bestandsdeling, met ondersteuning voor veilige toegang, versiebeheer en integratie met andere informatiesystemen.

Wat verdient een Medewerker DIV

Het salaris van een Medewerker DIV kan sterk variëren afhankelijk van factoren zoals ervaring, locatie, het type organisatie (overheid of bedrijfsleven) en het gebruik van specifieke informatie- en archiefsystemen. Medewerkers DIV spelen een essentiële rol bij het beheren, registreren, archiveren en ontsluiten van documenten en informatie. Ze zijn onmisbaar in het waarborgen van een goede informatiehuishouding. Hieronder volgt een overzicht van de salarisverwachtingen op basis van verschillende ervaringsniveaus.

Startniveau (Junior Medewerker DIV)

Een Junior Medewerker DIV, die net begint in de rol en bijvoorbeeld een MBO-opleiding SOD-I of Informatiebeheer heeft afgerond, verdient doorgaans €2.300 tot €2.900 per maand. Op dit niveau werkt men vaak onder begeleiding aan basisdocumentatieprocessen zoals registratie, archivering en postverwerking. De werkzaamheden zijn vooral uitvoerend van aard, met gebruik van digitale archiefsystemen en zaaksystemen.

Mid-level (Medewerker DIV)

Een Medewerker DIV met enkele jaren ervaring (vaak tussen de 3 en 6 jaar) verdient gemiddeld tussen de €2.900 en €3.500 per maand. Op dit niveau werkt men zelfstandig aan het opslaan, beheren en ontsluiten van informatie volgens geldende richtlijnen (zoals de Archiefwet). Er is vaak kennis van metadata, DMS-, en zaaksystemen zoals Decos, Djuma, Corsa of Verseon vereist. Medewerkers zijn betrokken bij kwaliteitsbewaking en informatievoorzieningsprojecten.

Senior niveau (Senior Medewerker DIV)

Een Senior Medewerker DIV, met meer dan 6 jaar ervaring, kan rekenen op een salaris tussen de €3.500 en €4.400 per maand. Deze professionals hebben diepgaande kennis van informatiebeheer, wet- en regelgeving (zoals WOO, AVG en de Archiefwet), en zijn vaak betrokken bij audits, digitaliseringsprojecten of de inrichting van informatiebeheerprocessen. Ze coachen soms ook minder ervaren collega’s en dragen bij aan beleidsvorming.

Functioneel Beheerder DIV / Adviseur Informatiebeheer

Een Functioneel Beheerder DIV of Adviseur Informatiebeheer vervult een specialistische of strategische rol binnen het vakgebied en verdient vaak tussen de €4.400 en €5.500 per maand. Deze functies zijn vooral te vinden binnen grotere overheidsorganisaties of instellingen met complexe informatiestromen. Naast beheer van systemen en processen geven zij advies over duurzame toegankelijkheid, implementeren zij nieuwe technologieën (zoals e-depot oplossingen) en dragen ze bij aan de transitie naar digitale informatievoorziening.

Locatie en Sector

De regio waarin je werkt beïnvloedt het salaris. In de Randstad en bij ministeries of grote gemeenten liggen de salarissen vaak hoger dan bij kleinere lokale overheden of instellingen. Ook commerciële organisaties in sectoren zoals zorg, financiën en techniek bieden soms hogere salarissen voor medewerkers met specialistische kennis van informatiemanagement.

Opleiding en Vaardigheden

De achtergrond van een Medewerker DIV bepaalt mede het salaris. MBO-opleidingen zoals SOD-I/II, LARM of Informatiebeheer zijn veelvoorkomend, maar steeds vaker is ook HBO-niveau gewenst, zeker bij beleidsmatige of adviserende functies. Digitale vaardigheden zijn cruciaal, net als kennis van systemen als SharePoint, Corsa, Decos, Verseon, en kennis van standaarden zoals TMLO of Metamodel informatiehuishouding (MDTO). Ook soft skills zoals nauwkeurigheid, verantwoordelijkheidsgevoel en communicatieve vaardigheden maken het verschil.

Een dag in het leven van een Medewerker Documentaire Informatievoorziening

Een dag in het leven van een Medewerker DIV

Een Medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV) speelt een sleutelrol in het beheren van informatie binnen een organisatie. Van het verwerken van post tot het adviseren over informatiestromen: geen dag is hetzelfde. Hieronder geven we een inkijkje in een typische werkdag.

08:00 – Start van de dag met postverwerking

De werkdag begint met het openen en controleren van de fysieke en digitale post. Denk aan e-mails, brieven, rapporten en officiële documenten. De Medewerker DIV scant fysieke documenten, registreert binnenkomende stukken in het Document Management Systeem (DMS) en wijst ze toe aan de juiste afdeling of behandelaar. Prioriteit wordt gegeven aan spoedstukken en juridische documenten met een deadline.

09:30 – Documentregistratie en classificatie

Vervolgens begint het nauwkeurige werk van registreren en classificeren. Elk document wordt voorzien van metadata zoals afzender, datum, onderwerp en documenttype. Dit zorgt ervoor dat collega’s documenten eenvoudig kunnen terugvinden. In deze fase wordt ook gecontroleerd of het document aan de kwaliteitsnormen voldoet, zoals juiste opmaak en bestandsformaat.

11:00 – Ondersteuning collega’s en ad-hocvragen

Tijdens de ochtend komt regelmatig een collega langs met vragen over de vindbaarheid van documenten of archiveringsprocedures. De Medewerker DIV helpt bij het zoeken, geeft uitleg over de werking van het DMS en adviseert over het juist opslaan van documenten. Hierbij is klantgerichtheid en nauwkeurigheid van groot belang.

12:30 – Lunchpauze

Tijd om even op te laden. Vaak luncht de Medewerker DIV samen met collega’s in de kantine of maakt een korte wandeling buiten. Een welkome pauze na een ochtend vol geconcentreerd werk.

13:00 – Kwaliteitscontrole en metadata-actualisatie

Na de lunch volgt een blok voor kwaliteitscontrole. Hierbij worden opgeslagen documenten steekproefsgewijs gecontroleerd op volledigheid, juistheid van metadata en bestandsformaten. Indien nodig worden documenten hernoemd of verplaatst. Ook wordt gecontroleerd of documenten die voor vernietiging in aanmerking komen, correct zijn gemarkeerd volgens de archiefwetgeving.

14:30 – Overleggen en adviseren

De middag wordt vaak deels ingevuld met overleg. Bijvoorbeeld met een projectteam over de inrichting van informatiestromen binnen een nieuw systeem, of met de informatiemanager over toekomstige archiveringsstrategieën. De Medewerker DIV denkt actief mee over hoe de toegankelijkheid en duurzaamheid van informatie verbeterd kan worden.

16:00 – Voorbereiding op de volgende werkdag

De dag wordt afgesloten met een korte evaluatie en planning voor morgen. Zijn er stukken die extra aandacht vereisen? Is er een vernietigingslijst die geautoriseerd moet worden? Ook worden aantekeningen bijgewerkt en openstaande verzoeken in het DMS gemarkeerd.

16:30 – Einde van de werkdag

Na een afwisselende dag vol administratie, ondersteuning en advies sluit de Medewerker DIV de systemen af. Klaar voor morgen, met een schone inbox en een goed gestructureerd archief.

Carrièrepad en groeimogelijkheden als Medewerker DIV

Carrièrepad en doorgroeimogelijkheden als Medewerker DIV

Een carrière als Medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV) biedt een solide basis voor wie zich wil ontwikkelen binnen het vakgebied van informatiemanagement. Door de centrale rol in het beheren, structureren en toegankelijk maken van informatie, ben je als Medewerker DIV onmisbaar in iedere organisatie — van overheidsinstellingen tot zorgorganisaties en commerciële bedrijven.

Groei door ervaring en expertise

Naarmate je meer ervaring opdoet en jouw kennis van documentmanagementsystemen (DMS), archiveringsregels en digitale informatievoorziening verdiept, ontstaan er volop kansen om door te groeien naar functies met meer verantwoordelijkheid. Denk hierbij aan rollen als:

• Senior Medewerker DIV: met een specialisatie in digitale archivering of complexe dossiers.
• Coördinator of Teamleider DIV: verantwoordelijk voor het aansturen van een team en het optimaliseren van werkprocessen.
• Informatiemanager: met een meer strategische rol in de informatiehuishouding van de organisatie.
• Archivaris: met een focus op langdurige archivering, conservering en selectiebeleid.

Specialisatie als groeistrategie

Naast verticale doorgroei kun je je ook verbreden of verdiepen binnen specifieke vakgebieden. Denk bijvoorbeeld aan:

• Digitale archivering: werken met e-depots en duurzame digitale opslag.
• Records Management: het beheren van informatie vanaf creatie tot vernietiging.
• Kwaliteitszorg en compliance: toezien op wet- en regelgeving, AVG en auditbestendigheid.
• Functioneel beheer: het beheren en optimaliseren van DMS- of zaaksystemen binnen de organisatie.

Blijven leren en certificeren

De ontwikkelingen binnen het vakgebied gaan snel. Denk aan digitalisering, metadata-standaarden, kunstmatige intelligentie en nieuwe archiveringswetgeving. Permanente educatie is dan ook essentieel. Populaire opleidingen en certificeringen zijn onder andere:

• HBO-opleiding Informatiebeheer of Archiefschool
• Records Management certificaten (bijv. NEN-ISO 15489)
• Trainingen in DMS- of zaaksystemen zoals Corsa, Verseon of Decos JOIN

Toekomstperspectief

Door de groeiende digitale informatieberg en toenemende wet- en regelgeving blijft de vraag naar goed opgeleide Medewerkers DIV groot. Organisaties zoeken naar professionals die niet alleen uitvoerend sterk zijn, maar ook kunnen meedenken over informatieveiligheid, duurzaamheid van informatie en digitale transitie. Het is dan ook een functie met veel perspectief voor de toekomst.

Opleiding en certificering voor Medewerkers DIV

Om succesvol te zijn als Medewerker DIV (Documentaire Informatievoorziening) is het essentieel om je voortdurend te blijven ontwikkelen. De wereld van informatiebeheer verandert snel, mede door digitalisering, strengere wetgeving en toenemende eisen op het gebied van privacy en transparantie. Daarom is het volgen van een passende opleiding én het behalen van erkende certificeringen een belangrijke stap voor iedereen die zich wil specialiseren in dit vakgebied.

Basisopleiding Medewerker DIV

Veel professionals starten met een basisopleiding in de richting van Informatiebeheer, Administratieve Organisatie of Archiefwetenschap. Deze opleidingen zijn vaak mbo-niveau 3 of 4, maar er zijn ook hbo-opleidingen beschikbaar die zich richten op informatiemanagement en archivistiek. De basisopleiding legt de fundering voor het begrijpen van documentstromen, archiefregels en registratiesystemen.

SOD-I certificering

De SOD-I certificering (Stichting Opleidingen en Examens Documentaire Informatievoorziening en Administratieve Organisatie) richt zich op de kernprincipes van document- en informatiebeheer. Deze certificering is bij uitstek geschikt voor beginnende Medewerkers DIV. Onderwerpen als postregistratie, ordening, metadata en fysieke archivering komen aan bod.

SOD-II certificering

De SOD-II certificering is een gevorderde opleiding voor professionals die al enige jaren ervaring hebben. Hierin worden thema’s behandeld zoals digitale archivering, records management, wet- en regelgeving (zoals de Archiefwet en AVG), vernietigingsprocedures en advisering over informatiestromen.

Certificering NEN-ISO 15489

Voor wie zich internationaal wil oriënteren of zich wil specialiseren in records management, biedt de certificering op basis van de NEN-ISO 15489 richtlijnen een waardevolle aanvulling. Deze norm beschrijft de eisen voor het beheer van documenten gedurende hun gehele levenscyclus, inclusief het vastleggen, bewaren, beschikbaar stellen en vernietigen van informatie.

Aanvullende cursussen en specialisaties

Naast de genoemde certificeringen zijn er diverse aanvullende cursussen beschikbaar, gericht op bijvoorbeeld:

• Digitaal zaakgericht werken
• Functioneel beheer van DMS- en zaaksystemen
• AVG en privacy in de informatievoorziening
• Overheidsinformatie en de Wet open overheid (Woo)

Deze trainingen zijn vaak modulair en praktijkgericht, en sluiten goed aan op actuele ontwikkelingen binnen gemeenten, provincies en andere publieke organisaties.

Voordelen van certificering

Door het behalen van erkende certificeringen laat je aan werkgevers zien dat je beschikt over actuele kennis, professionele vaardigheden en de juiste mindset om informatie gestructureerd, veilig en duurzaam te beheren. Dit vergroot je kansen op de arbeidsmarkt, versterkt je professionele profiel en opent de deur naar doorgroeimogelijkheden, bijvoorbeeld naar functies als informatieadviseur of informatiemanager.

Of je nu net begint als Medewerker DIV of al jaren ervaring hebt: investeren in opleiding en certificering is dé manier om je te onderscheiden en relevant te blijven in een vakgebied dat volop in beweging is.

Netwerken en brancheorganisaties

Brancheorganisaties en vakverenigingen

Voor een Medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV) is het essentieel om actief verbonden te blijven met het vakgebied. Lidmaatschap van brancheorganisaties zoals de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN), de Vereniging SOD of vakgroepen binnen overheidsorganisaties biedt directe toegang tot waardevolle kennis, richtlijnen en ontwikkelingen binnen het informatiebeheer. Deze organisaties organiseren regelmatig bijeenkomsten, studiedagen, webinars en conferenties waar actuele thema’s worden besproken, zoals digitale duurzaamheid, archiefwetgeving en innovatieve tools in het documentbeheer.

Deelname aan dergelijke activiteiten vergroot je inhoudelijke expertise, versterkt je professionele identiteit en biedt de kans om ervaringen uit te wisselen met collega’s in soortgelijke functies. Daarnaast blijf je op de hoogte van veranderingen in wet- en regelgeving die directe impact hebben op je dagelijkse werkzaamheden. Regelmatig contact met vakgenoten via deze netwerken draagt bij aan persoonlijke ontwikkeling en loopbaanperspectieven binnen het informatie- en archiefdomein.

Netwerken op evenementen en bijeenkomsten

Het bijwonen van branche-evenementen, studiedagen en kennissessies geeft de mogelijkheid om informeel kennis te maken met vakgenoten uit uiteenlopende organisaties. Denk aan gemeenten, provincies, uitvoeringsorganisaties, zorginstellingen of commerciële archiefdiensten. Door actief deel te nemen, bijvoorbeeld als spreker of panellid, kun je je profileren binnen het vakgebied en jezelf positioneren als expert op specifieke onderwerpen zoals metadata-beheer, zaakgericht werken of digitale archivering.

Netwerken tijdens deze evenementen vergroot je zichtbaarheid en opent de deur naar nieuwe carrièrekansen, samenwerkingsprojecten of mentorschapstrajecten. Ook kunnen gesprekken tijdens deze gelegenheden inspiratie bieden voor procesverbetering binnen je eigen organisatie.

Online netwerken en kennisdeling

Online platforms zoals LinkedIn bieden volop kansen voor Medewerkers DIV om actief deel te nemen aan discussies binnen vakgroepen, kennis te delen en trends te volgen. Specifieke LinkedIn-groepen over informatiebeheer, digitale archivering en zaaksystemen bieden een laagdrempelige manier om met vakgenoten in contact te komen. Door vragen te stellen, bij te dragen aan gesprekken of interessante artikelen te delen, vergroot je je online zichtbaarheid en bouw je actief aan je netwerk.

Daarnaast zijn er online communities, fora en nieuwsbrieven gericht op informatiebeheer en digitale transformatie binnen de (semi)publieke sector. Deze bronnen geven snel toegang tot praktische tips, actuele ontwikkelingen en best practices die je direct kunt toepassen in je werk.

Samenvattend

Door actief te netwerken – zowel fysiek als online – blijf je als Medewerker DIV niet alleen op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen, maar vergroot je ook je kansen op persoonlijke groei, samenwerking en loopbaanontwikkeling. Netwerken is daarmee een belangrijk onderdeel van professioneel succes in de wereld van documentaire informatievoorziening.

Impact en maatschappelijke relevantie

De maatschappelijke rol van een Medewerker DIV

Een Medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV) speelt een essentiële rol in het beheren, ordenen en toegankelijk maken van informatie binnen zowel publieke als private organisaties. In een tijd waarin informatievoorziening steeds digitaler, complexer en gevoeliger wordt, is het belang van deze functie groter dan ooit. De medewerker fungeert als bewaker van de informatiehuishouding en garandeert dat documenten veilig, vindbaar en op de juiste manier worden opgeslagen of vernietigd.

Waarom deze functie maatschappelijk relevant is

De maatschappelijke relevantie van de functie ligt in de bijdrage aan transparantie, verantwoordingsplicht, rechtszekerheid en privacybescherming. Denk hierbij aan het zorgvuldig bewaren van overheidsbesluiten, het beheren van persoonsgegevens conform de AVG, en het archiveren van medische, juridische of bestuurlijke dossiers. Zonder goed georganiseerde informatievoorziening kunnen instellingen hun taken niet betrouwbaar uitvoeren.

Impact op burgers en samenleving

De impact van de Medewerker DIV reikt verder dan de organisatie zelf. Goed informatiebeheer ondersteunt een transparante overheid, geeft burgers inzage in hun rechten en zorgt ervoor dat besluiten verantwoord genomen worden. Ook bij het afhandelen van bezwaarprocedures, juridische verzoeken of het openbaar maken van beleidsinformatie speelt DIV een cruciale rol. In een samenleving waarin informatie vertrouwen creëert, is de rol van deze medewerker onmisbaar.

Toenemende digitalisering en de veranderende rol

Door de groei van digitale communicatie en cloudopslag evolueert de functie van Medewerker DIV. Waar voorheen fysieke dossiers centraal stonden, ligt de focus nu op digitaal archiveren, metadata-beheer en het adviseren over informatiebeheerprocessen. Er is steeds meer samenwerking met informatiemanagers, data stewards en IT-specialisten. Dit maakt de functie dynamisch en toekomstgericht.

Duurzaamheid en toekomstbestendigheid

Goed informatiebeheer is ook een kwestie van duurzaamheid. Door overbodige informatie tijdig te vernietigen en relevante informatie duurzaam op te slaan, wordt verspilling van opslagcapaciteit voorkomen en blijft informatie toegankelijk voor toekomstige generaties. Een Medewerker DIV draagt zo bij aan een duurzame en toekomstbestendige informatiehuishouding.

Case Study: De Rol van Medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV)

Achtergrond: een groeiende papierberg

Bij FinCorp, een snelgroeiende financiële instelling, groeide het aantal klantdossiers en administratieve documenten explosief. Elke dag stroomden klantaanvragen, contracten en formulieren binnen via e-mail, post en interne kanalen. Deze informatie was essentieel voor klantinteracties, audits en wettelijke rapportages — maar werd grotendeels handmatig verwerkt.

Het gevolg? Overvolle inboxen, zoekgeraakte documenten en frustratie bij zowel medewerkers als klanten. De noodzaak voor een efficiëntere en betrouwbaardere aanpak werd steeds urgenter.

De uitdaging: versnippering en risico’s

Documenten werden opgeslagen op persoonlijke netwerkschijven, gedeelde mappen en papieren archieven verspreid over meerdere afdelingen. Hierdoor gingen belangrijke stukken verloren of kwamen ze te laat terecht bij de juiste collega’s. De verwerking van klantaanvragen liep vertraging op en het risico op fouten en non-compliance nam toe.

Interne audits signaleerden bovendien dat het bestaande archiefbeheer niet voldeed aan de actuele wet- en regelgeving, zoals AVG en sectorale toezichtsregels.

De aanpak van Sander: grip op de informatiestroom

Sander, Medewerker Documentaire Informatievoorziening (DIV), nam het initiatief om orde op zaken te stellen. Hij begon met een grondige inventarisatie: welke documenten circuleren binnen welke afdelingen? Waar zit de meeste tijdwinst? En welke risico’s zijn het grootst?

Met deze inzichten selecteerde hij een geschikt Document Management Systeem (DMS) en ontwierp hij een helder classificatie- en naamgevingssysteem. Vervolgens zorgde hij ervoor dat medewerkers getraind werden in het gebruik van het nieuwe systeem en begrepen waarom goede informatievoorziening essentieel is.

Sander borgde het proces juridisch en organisatorisch door nieuwe archiefprocedures op te stellen en te zorgen dat alles in lijn was met compliance-eisen.

Het resultaat: sneller, veiliger en klantgerichter

Binnen drie maanden was de situatie bij FinCorp drastisch verbeterd. Documenten konden nu direct worden teruggevonden, automatisch worden gearchiveerd en veilig worden gedeeld tussen afdelingen. Het aantal fouten in documentverwerking daalde sterk, net als het aantal interne klachten over zoekgeraakte informatie.

De klantenservice kreeg snellere toegang tot de juiste gegevens en kon efficiënter schakelen. Ook externe audits verliepen soepeler dankzij het overzichtelijke digitale archief. Sander’s inzet zorgde niet alleen voor meer rust op de werkvloer, maar ook voor een toekomstbestendige informatievoorziening binnen FinCorp.

Vacatures voor Medewerkers DIV

Bekijk hier alle actuele vacatures op DataJobs.nl

Op zoek naar een Medewerker DIV?

Voor een kleine vergoeding plaats je eenvoudig je vacatures op ons platform en bereik je ons grote, relevante netwerk van data- en analytics-specialisten. Sollicitanten reageren direct bij jou, zonder tussenkomst van derden.

Op DataJobs.nl brengen we vraag en aanbod in de data- en analytics-arbeidsmarkt direct bij elkaar—zonder tussenpersonen. Je vindt bij ons geen vacatures van recruitmentorganisaties. Bezoekers kunnen alle vacatures gratis en zonder account bekijken en direct solliciteren.

Bekijk de mogelijkheden voor het plaatsen van vacatures hier. Vragen? Neem contact met ons op!