Vijf valkuilen van videobellen
Vijf valkuilen van videobellen en hoe je deze kunt vermijden

Videobellen is een prima manier om te blijven samenwerken met je klanten en collega’s als je niet bij elkaar kunt zitten, zoals met de huidige ‘Corona crisis’. Toch moeten we ons ook bewust blijven van de dingen die mis kunnen gaan. In dit blog beschrijf ik de vijf valkuilen van videobellen, zoals ik ze zelf regelmatig ervaar. Ook geef ik tips over hoe je deze het beste kunt voorkomen.

Zeker sinds de ‘Corona crisis’ is het werken op afstand volledig geaccepteerd door zowel de werkgevers als de werknemers. Door de pandemie en de intelligente lockdown werden we van de een op de andere dag letterlijk gedwongen om thuis te werken. Op een aantal beroepsgroepen na uiteraard, waarbij dit gewoonweg niet mogelijk was.

Zo zijn we inmiddels gewend geraakt om met onze klanten en collega’s contact te hebben via een videoscherm. En laten we eerlijk zijn: dat gaat best goed! Al moeten we ons wel bewust blijven van de dingen die mis kunnen gaan bij videobellen.

IJsberen tijdens het bellen

Laat ik maar direct met de deur in huis vallen: ik ben eigenlijk nooit zo dol geweest op videobellen. De belangrijkste reden is dat ik graag rondloop terwijl ik aan het telefoneren ben. Om de een of andere reden loop ik graag heen en weer (of rondjes) tijdens zakelijke gesprekken. En ik weet zeker dat ik niet de enige ben! Want ik zie regelmatig ijsberen, ook buiten de dierentuin. Hoe komt dat eigenlijk? Nou, ik las ergens dat lopen tijdens het bellen een hele normale reactie is op het ontbreken van een bepaalde prikkel die je wel krijgt als je tijdens een ‘face to face’ gesprek met iemand praat. Om die ontbrekende prikkel te compenseren gaat ons lijf schijnbaar automatisch bewegen.

Helaas is het erg lastig om te heen en weer te lopen tijdens het videobellen. Al zie ik de laatste tijd genoeg mensen die dit wel gewoon doen met een mobiele telefoon of een tablet. Maar het blijft er gekunsteld uit zien. Het is dus nog even wachten op intelligente drones die ons automatisch volgen tijdens onze wandelgesprekken.

Veiligheids issues

Ook lees ik veel artikelen die ons waarschuwen voor de veiligheids issues die videobellen met zich meebrengen. Daarom is het ook belangrijk om altijd een tool te gebruiken die up-to-date en veilig is én dat je daarnaast ook altijd je gezonde boerenverstand blijft gebruiken.

De vijf valkuilen van videobellen:

1. Minder voorbereiding

Herken je dit? Als je een afspraak hebt die vlakbij is dan ben je meestal te laat. En als je een afspraak hebt die ver weg is en waarvoor je een eind moet reizen, dan ben je meestal véél te vroeg.

Wanneer ik ‘normaal’ ergens een afspraak heb dan bereid ik deze altijd thuis voor. Ik doe wat online onderzoek en noteer ook praktische dingen, zoals het adres en informatie over het bedrijf en de gesprekspartner(s). Als ik dan in de auto stap en naar de afspraak rijd luister ik naar een leuke podcast of ontspannende muziek. Maar ik laat ondertussen ook mijn gedachten gaan over de dingen die ik tijdens de afspraak te weten zou willen komen. En ik denk na over de dingen waarover ik zelf zou willen vertellen. Als ik dan op de bestemming aan kom dan voel ik me over het algemeen goed voorbereid op het gesprek.

Een afspraak via videobellen is vergelijkbaar met een afspraak die extreem dichtbij is. De reistijd is nul. Waardoor ik een groot deel van het belangrijke voorbereidingsproces mis.

Eén manier om dit op te lossen is om een wekker te zetten die dertig minuten voor het begin van de afspraak af gaat. Op dat moment dwing ik mezelf om de afspraak vooraf goed voor te bereiden en in gedachten alvast te visualiseren. Net zoals ik ‘normaal’ zou doen.

2. Geen koetjes en kalfjes

Bij videobellen heb ik vaak de neiging om de koetjes en kalfjes over te slaan en zo snel mogelijk tot de kern van het gesprek te komen. Dat doe ik niet expres maar ik denk dat dit bij zakelijk videobellen nu eenmaal automatisch gebeurt.

We krijgen namelijk niet de gelegenheid om even informeel te praten en een geintje te maken als we handen schudden (ken je dat nog: handen schudden…), koffie halen en de lift naar boven te nemen om vervolgens te proberen om de juiste vergaderruimte te vinden. Bij videobellen slaan we al die (on)belangrijke dingen over en gaan we direct naar het doel van de afspraak.

Daarom is het belangrijk om bij het videobellen te beginnen met zo’n 5 tot 10 minuten ‘chit chat / small talk’. Om elkaar een beetje informeel te leren kennen en het ijs te breken. Drink bijvoorbeeld eerst een virtueel kopje koffie met elkaar voordat je over gaat naar het zakelijke gedeelte van het gesprek.

3. Technische problemen

Het maakt niet uit hoe geavanceerd of gebruiksvriendelijk je videobel applicatie is: er zal altijd wel iets mis gaan. Je hoort jezelf niet of je ziet je gesprekspartner(s) niet. Of het beeld bevriest, nét op dat belangrijke moment. Er is altijd wel een technisch probleem wat roet in het eten gooit. Wat dan weer voor irritatie zorgt en kostbare tijd verspilt.

Tsja, het is een open deur maar: om de kans op technische problemen zo klein mogelijk te houden zou je alle systemen goed moeten testen vlak voor je meeting. En sluit eerst die kat op voordat die over je toetsenbord kan gaan kruipen. Zo houd je ook geen kater over aan je gesprek.

4. Je mist lichaamstaal

Bij videobellen zie en hoor je elkaar wel. Maar je mist de belangrijke nuances. Lichaamstaal is namelijk erg belangrijk in gesprekken. De manier waarop mensen binnen komen, handen schudden, zitten en je aankijken. Bij videobellen gaan de meeste van die belangrijke nuances verloren.

Dit is lastig op te lossen maar zal hopelijk beter worden als we meer aan videobellen gewend raken. Misschien passen we ons aan en zal ons brein zal beter worden in het oppikken van (misschien andere?) belangrijke nuances die zich tijdens videobellen manifesteren? Zoals de stand van de camera of de dingen die op de achtergrond te zien (of te horen) zijn?

5. Ervaren videobellers hebben een groot voordeel

Mensen die ervaring hebben met ‘praten voor een camera’ hebben een enorm voordeel ten opzichte van mensen die dit minder gewend zijn. Iemand die zichtbaar comfortabel en op een natuurlijke manier voor de camera praat haalt zo waarschijnlijk altijd het beste uit het gesprek. Terwijl iemand die angstig in de lens staart het gesprek misschien het liefste zo snel mogelijk weer vergeet.

Als je geen ervaren vlogger bent dan zou ik je willen adviseren om jezelf af en toe toch eens met de camera van je telefoon te filmen terwijl je een kort verhaaltje vertelt of een pitch doet. Kijk dit vervolgens terug en leer van je fouten. En leer vooral van je sterke optredens! Op die manier raak je vanzelf meer gewend aan de camera.

Succes!

Ook een vacature plaatsen op DataJobs.nl? Klik dan hier. Zet je daarnaast ook graag je organisatie in het zonnetje als ‘interessante werkgever voor dataspecialisten’? Maak dan samen met ons een Company Data Page.

Raymond te Veldhuis

DataJobs.nl

12/06/2020
Raymond te Veldhuis
geen reacties

Reageren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *


Job listings powered by the CATS Applicant Tracking System - ©2010 CATS Software, Inc.